De websites en/of intranetsites van organisaties zijn soms zorgenkindjes. In ieder geval die indruk krijg je soms als je met medewerkers van de organisatie spreekt. Soms hebben ze een punt, andere keren denk ik: niet zo doemdenken! Hier volgen een paar veel gehoorde opmerkingen en situaties, met uitleg hoe je er mee om kunt gaan.
“Mensen moeten te veel klikken, ze kunnen de informatie niet snel vinden en haken dan af.”
Oplossing: kijk in de statistieken en maak vervolgens op de homepage een top 10 meest bekeken (widget of gewoon een lijstje). Dan kunnen bezoekers met 1 klik de gewenste informatie bekijken. Je kan ook op de hoofdpagina’s van navigatieonderdelen dergelijke lijstjes maken. Dan moeten bezoekers 2 keer klikken maar dat lijkt mij acceptabel, toch?
“Volgens mij wordt ons intranet niet veel bekeken.”
Ga samen de statistieken bekijken om te kijken of dit zo is.
“Ik heb gewoon geen tijd om mijn pagina’s bij te houden, ik heb te veel werkzaamheden die meer prioriteit hebben.”
Dit is een groot nadeel van decentraal beheer. Vraag jezelf af of centraal beheer niet beter is. Met een webredacteur die beleidsmakers en andere inhoudelijk verantwoordelijken achter de broek aan zit. Iemand die als een enthousiaste telemarketeer blijft wapperen met statistieken (als die goed zijn) om de inhoudelijk verantwoordelijke te motiveren.
“Die intranetsite van ons wordt niet zo goed bijgehouden.”
Oplossing: maak op de homepage een lijstje waarmee de webredacteur elke keer kan aangeven welke pagina’s recent zijn bijgewerkt. Bezoekers en medewerkers zien zo dat de site goed bijgehouden wordt.
“Waarom praktische informatie plaatsen? Mensen bellen toch wel naar de servicedesk als ze problemen hebben met de instellingen van hun computer? Die willen niet eerst zoeken. Waarom zouden mensen een formulier invullen als ze een vergaderruimte willen reserveren als ze het ook met een telefoontje kunnen regelen?”
Een lastige.. Digitale formulieren kunnen interne processen efficiënter maken. Ik denk altijd maar: je hebt mensen die gelijk bellen en je hebt mensen die eerst zichzelf proberen te redden en informatie gaan zoeken. Zolang mensen digitale formulieren versturen is er niks aan de hand.
“De vormgeving van intranet deugt niet. Er is allemaal witruimte naast de afbeelding en de tekst is helemaal naar onder gesprongen.”
Waarschijnlijk heeft deze intranetgebruiker zijn resolutie erg laag ingesteld zodat hij/zij de letters beter kan lezen. Helaas, niks aan te doen. Je kunt alleen uitleggen waarom de vormgeving zo raar is. Ik hoop dat dit niet veel meer voorkomt en de cms-makers er rekening mee houden. Wel zo slim met het oog op de vergrijzing en het verhogen van de pensioenleeftijd.
Je gaat een medewerker uitleg geven over het cms. De organisatie heeft een decentrale webredactie. Als je bij diegene achter de pc zit zie je dat hij/zij www.website.nl intypt in Google in plaats van in de adresbalk. Of diegene reageert heel enthousiast als je de sneltoetsen control c en control v uitlegt..
Hmmmm, het gaat je waarschijnlijk wat meer moeite kosten om het systeem uit te leggen. Tip: ga voor centraal beheer!
Bij grote organisaties: na het opstarten van de computer opent de browser en verschijnt het corporate intranet/intranet van het hoofdkantoor.
Medewerkers van bijvoorbeeld een regionale afdeling willen het liefst gelijk informatie van hun eigen organisatieonderdeel. Zij klikken vanaf de centrale intranetsite niet altijd door naar hun eigen intranetsite met regionale informatie. Een mooie oplossing zou zijn als je het corporate en lokale intranet op de een of andere manier kunt koppelen, maar hoe? Of je zou kunnen proberen de communicatieafdeling te overtuigen om gelijk met het lokale intranet te starten… Dit lijkt mij in ieder geval het best.
Een drukke homepage waardoor de bezoeker door de bomen het bos niet meer ziet en afgeleid wordt van de eigenlijke informatie en navigatiestructuur.
Tip: less is more.. Denk goed na over widgets en informatie die je op de homepage plaatst.
Maar het kan ook zo, meer positieve zaken!
- Een statistiekenprogramma dat je begrijpt en statistieken die je blij maken.
- E-mails van mensen die spelfouten of dode links rapporteren! Kijk, er wordt kritisch gekeken naar de website/intranet.
- Gedegen managementassistentes die trouw vergaderstukken, verslagen en agenda’s plaatsen.
- Naast een nieuwsrubriek ook een mededelingenrubriek. Bezoekers lezen in 1 zin dat ze zich toch echt wel moeten opgeven voor de workshop sushi maken, omdat ze anders te laat zijn.
Mis je bepaalde dooddoeners/kritische opmerkingen/vraagstukken? Ik ben benieuwd!